כתיבת נהלים

מה זה כתיבת נהלים?

נוהל הוא מסמך שמגדיר איך מתבצע תהליך מסוים בארגון: מה המטרה, על מי הוא חל, מי אחראי, מהם השלבים ומה מתעדים. כתיבת נהלים היא התהליך שבו לוקחים את מה שקורה בפועל, מתקנים את מה שצריך תיקון, ומעגנים אותו בשפה שכל עובד מבין. נוהל טוב לא נכתב מתוך ניחוש אלא מתוך היכרות עם השטח, ולכן הוא מתחיל במיפוי ולא בתבנית.

מה כולל שירות כתיבת הנהלים?

1. אפיון. לימוד מבנה הארגון, תחומי הפעילות, ההיררכיה, הרגולציה שחלה עליו והנהלים הקיימים, כולל ראיונות עם בעלי תפקידים.
2. תוכנית עבודה. רשימת הנהלים הנדרשים, סדר עדיפויות, לוחות זמנים ואבני דרך.
3. כתיבה. ניסוח בשפה ברורה, לפי דרישות החוק ותקני האיכות, עם הגשה לאישור המנהלים הרלוונטיים בכל שלב.
4. הטמעה. סדנאות הדרכה לצוותים, ליווי מנהלים בהסברה ומענה לשאלות מהשטח.
5. בקרה ועדכון. מנגנון שמוודא שהנהלים מיושמים, ומחזורי עדכון לשינויים בחקיקה ובצרכים העסקיים.

איך כותבים נוהל עבודה?

אם אתם רוצים להתחיל לבד, אלה השלבים שאנחנו עובדים לפיהם:

1. ממפים את התהליך הקיים. מי פותח, מי מבצע, מי מאשר, אילו מסמכים ומערכות מעורבים, ואיפה יש סיכון לטעות. לדוגמה בנוהל רכש: מי פותח בקשה, מי בוחר ספק, מי בודק הצעת מחיר ומי מאשר תשלום.
2. מזהים פערים. תהליך שכל עובד מבצע אחרת, נוהל ישן שלא מתאים לגודל הפעילות, או פעולה רגישה בלי אישור של גורם נוסף.
3. קובעים מבנה אחיד. מטרה, תחולה, הגדרות, אחריות, שלבי ביצוע, תיעוד, חריגים ומסמכים קשורים.
4. כותבים לקהל שקורא. נוהל לעובדי שטח לא ייראה כמו נוהל למחלקת כספים. שפה מקצועית אבל לא מסורבלת, משפטים קצרים ושלבים ממוספרים.
5. מאשרים ומטמיעים. אישור של בעל התפקיד האחראי, הדרכה לעובדים, ומקום אחד שבו כולם מוצאים את הגרסה העדכנית.
6. קובעים מועד עדכון. כל נוהל מקבל בעלים ותאריך בדיקה הבא, כדי שלא יתיישן.

מבנה מומלץ לנוהל

אילו נהלים ארגון צריך?

זה תלוי בגודל, בתחום וברגולציה, אבל רוב הארגונים צריכים לפחות נהלים בתחומים האלה: שכר ונוכחות, רכש והתקשרויות, כספים ואישורי תשלום, משאבי אנוש וקליטת עובדים, אבטחת מידע ופרטיות, ובטיחות. ארגונים עם מוקד שירות צריכים גם נהלי מוקד: קבלת פניות, תיעוד, הסלמה וזמני טיפול. עמותות צריכות נהלים שמסדירים את עבודת הוועד וועדת הביקורת ואת הטיפול בתרומות. הכלי בראש העמוד עוזר לבנות את הרשימה לפי הארגון שלכם.

למי מתאים השירות?

לחברה פרטית שגדלה והפרקטיקות שלה כבר לא מתאימות לגודל הנוכחי, למוסד ציבורי שצריך לעמוד בתקנות מחמירות, ולארגונים בענפים מפוקחים כמו סיעוד, פיננסים, בנייה ומזון. השירות מתאים במיוחד לארגונים שמתכוננים לביקורת פנים, לביקורת חיצונית או למכרז, ולמנהלים שרוצים לשמר ידע ארגוני כשעובדים מנוסים עוזבים.

מה היתרונות של נהלים כתובים?

• המשכיות. פחות תלות בידע של עובד מסוים, והעברה מסודרת של הידע לממלא המקום.
• אחידות. כל העובדים פועלים לפי אותה שיטה מוסכמת.
• פחות טעויות וסיכונים. נהלים ברורים מצמצמים טעויות, תאונות, הפרות של דיני עבודה וכשלים רגולטוריים, ומשלימים את ניהול הסיכונים בארגון.
• קליטה מהירה. עובד חדש לומד מהר יותר ובביטחון רב יותר.
• מוכנות לביקורת. נהלים מתועדים מראים לגורם הבודק שהארגון פועל בשיטה ולא באקראי.

כמה עולה כתיבת נהלים?

העלות תלויה במספר הנהלים, במורכבות הארגון והרגולציה, ובצורך בהטמעה ובליווי מתמשך. פרויקט ממוקד של כמה נהלים מתומחר אחרת מבניית מסגרת נהלים מלאה לארגון. אחרי שיחת ייעוץ ראשונית מקבלים הצעה מפורטת שמגדירה בדיוק מה כלול. אפשר לשלב את השירות עם ייעוץ בדיני עבודה וייעוץ ארגוני ואסטרטגי.