ניהול סיכונים פיננסיים בעסק: אשראי, נזילות ובקרה

ניהול סיכונים פיננסיים בעסק הוא הדרך לזהות מראש מה עלול לפגוע בכסף של העסק, להעריך כמה זה עלול לעלות ולהחליט מה עושים לפני שזה קורה. הסיכונים המרכזיים הם אשראי ללקוחות, נזילות ותזרים, שינויים במטבע ובריבית, ומעילות או טעויות בתהליכים הכספיים. במשרד של מיכל כרם, רו"ח אנחנו מלווים חברות וארגונים בניהול סיכונים, ובמאמר נתמקד בצד הפיננסי ובכלים מעשיים שעסק בכל גודל יכול להפעיל.

על זיהוי חולשות כלליות בעסק כתבנו במאמר ניהול סיכונים בעסק: איך מזהים חולשות. כאן נרד לרמה של הכסף עצמו: מאיפה הוא מגיע, איפה הוא עלול להיתקע, ומי שומר עליו.

ארבעת הסיכונים הפיננסיים המרכזיים

1. סיכון אשראי

סיכון האשראי הוא הסיכון שלקוח לא ישלם, ישלם באיחור או ישלם חלקית. בעסקים שמוכרים בתנאי שוטף פלוס, זה לרוב הסיכון הגדול ביותר. לקוח גדול אחד שנקלע לקשיים יכול לגרור את העסק כולו לבעיית תזרים.

בקרות מקובלות: בדיקת לקוח לפני מתן אשראי, מסגרת אשראי לכל לקוח שמאושרת לפי סמכויות, מעקב שבועי אחרי גיול חובות, נוהל גבייה עם שלבים ברורים, ופיזור בין לקוחות כך שאף לקוח לא מהווה חלק גדול מדי מההכנסות. ביטחונות כמו ערבויות או ביטוח אשראי מתאימים ללקוחות גדולים.

2. סיכון נזילות

עסק רווחי יכול להיכנס לקשיים אם הכסף לא נמצא בבנק כשצריך לשלם משכורות, ספקים ומסים. סיכון הנזילות נובע מפער בין מועדי הגבייה למועדי התשלום, מעונתיות, ומהתחייבויות גדולות שמגיעות בבת אחת.

בקרות מקובלות: תחזית תזרים מתגלגלת לשלושה עד שישה חודשים שמתעדכנת כל חודש, מסגרות אשראי בנקאיות שמוסדרות מראש ולא ברגע של לחץ, כרית ביטחון במזומן ומעקב אחרי תנאי התשלום מול ספקים.

3. סיכון מטבע וריבית

עסק שקונה או מוכר במטבע חוץ חשוף לשינויים בשער. עסק עם הלוואות בריבית משתנה חשוף לעליית ריבית. שני הסיכונים האלה פוגעים ברווחיות גם כשהפעילות עצמה לא השתנתה.

בקרות מקובלות: מיפוי החשיפה, כמה הכנסות והוצאות במטבע ומתי, התאמה טבעית בין הכנסות להוצאות באותו מטבע, ובמקרים המתאימים כלי גידור בליווי הבנק. החלטה על גידור צריכה להיות מדיניות מאושרת, לא הימור חודשי.

4. סיכון תפעולי בתהליכים הכספיים

כאן נכנסים טעויות, מעילות וכשלים במערכות. תשלום כפול לספק, שינוי פרטי חשבון בנק בעקבות מייל מזויף, או עובד שמאשר ומשלם לעצמו. אלה סיכונים פיננסיים לכל דבר.

בקרות מקובלות: הפרדת תפקידים בין מי שמזמין, מאשר ומשלם, חתימה כפולה מעל סף, אימות טלפוני לכל שינוי בפרטי ספק, התאמות בנק חודשיות והרשאות מוגבלות בבנקאות המקוונת.

איך בונים תוכנית לניהול סיכונים פיננסיים?

1. מיפוי: רשימת הסיכונים הפיננסיים של העסק, עם דוגמה קונקרטית לכל אחד.
2. הערכה: לכל סיכון, מה הסבירות ומה הנזק האפשרי. אפשר להשתמש במטריצה פשוטה של נמוך, בינוני וגבוה.
3. תגובה: להחליט אם מקטינים את הסיכון בבקרה, מעבירים אותו בביטוח או בחוזה, או מקבלים אותו.
4. אחריות: בעל תפקיד אחד לכל סיכון.
5. מדדים ודיווח: מדד אחד או שניים לכל סיכון, כמו ימי אשראי ממוצעים, יתרת מזומן מינימלית או חשיפה במטבע, שמוצגים להנהלה כל חודש.
6. בדיקה תקופתית: פעם בשנה, או כשמשהו מהותי משתנה, בודקים שהמיפוי עדיין נכון.

התוכנית לא צריכה להיות מסמך עבה. בעסק בינוני, טבלה של עמוד אחד עם עשרה סיכונים, בעלי תפקידים ומדדים, שמתעדכנת בכל ישיבת הנהלה, עדיפה על דוח מקיף שאף אחד לא פותח.

הקשר בין נהלים, ביקורת וסיכונים

הבקרות שהוזכרו כאן עובדות רק אם הן כתובות ומוכרות לעובדים, ולכן השלב הבא אחרי מיפוי הסיכונים הוא בדרך כלל כתיבת נהלים לתהליכים הכספיים. כדי לדעת אם הבקרות באמת מתקיימות, כדאי לבדוק אותן מדי פעם במסגרת ביקורת פנים. שלושת הכלים האלה משלימים זה את זה: מיפוי הסיכונים קובע מה חשוב, הנהלים קובעים איך עובדים, והביקורת בודקת שזה קורה.

סימני אזהרה שכדאי להכיר

• ימי האשראי של הלקוחות מתארכים מחודש לחודש.
• לקוח אחד מגיע לחלק גדול מההכנסות.
• העסק משתמש במסגרת האשראי באופן קבוע ולא רק בחודשים חריגים.
• אין התאמות בנק מסודרות, או שהן נעשות באיחור.
• עובד אחד מחזיק את כל הידע וההרשאות של התהליך הכספי.

שכר וכוח אדם: הסיכון הפיננסי שעסקים שוכחים

כשמדברים על סיכונים פיננסיים, רוב העסקים חושבים על לקוחות, בנקים ושערי מטבע. אבל בעסקים שמעסיקים הרבה עובדים, השכר הוא לרוב ההוצאה הגדולה ביותר, וגם מקור לסיכון כספי משמעותי. טעות שיטתית בחישוב שעות נוספות, בהבראה או בהפרשות לפנסיה מצטברת אצל כל העובדים לאורך חודשים ושנים, ובמקרה של תביעה ייצוגית, ביקורת או סיום העסקה של עובדים רבים היא הופכת לחוב גדול שלא תוכנן.

סיכון נוסף נמצא אצל עסקים שמזמינים שירותי ניקיון, שמירה או הסעדה. החוק מטיל עליהם אחריות מסוימת להפרות של הקבלן כלפי העובדים, כך שגם עסק שמשלם לקבלן בזמן עלול למצוא את עצמו חשוף. הדרך לנהל את הסיכון הזה היא בקרת שכר עובדי קבלן תקופתית.

לכן, בכל מיפוי סיכונים פיננסיים, כדאי לכלול שורה נפרדת לשכר: מי מחשב, מי בודק, אילו הסכמים חלים, ומתי נעשתה בדיקה חיצונית אחרונה. כשהשכר מנוהל בתוך העסק על ידי אדם אחד, כדאי לשקול גם חשבות שכר במיקור חוץ כדי להקטין את התלות ואת הסיכון לטעויות.

דוגמה: טבלת סיכונים פיננסיים של עמוד אחד

כדי שהתוכנית תהיה מוחשית, כך יכולה להיראות טבלת סיכונים בעסק שירותים בינוני. בשורה הראשונה: אשראי ללקוחות, סבירות בינונית, נזק גבוה, בעל תפקיד מנהל הכספים, מדד ימי אשראי ממוצעים, ובקרה של מסגרת לכל לקוח וישיבת גבייה שבועית. בשורה השנייה: נזילות, סבירות בינונית, נזק גבוה, בעל תפקיד המנכ"ל, מדד יתרת מזומן מינימלית בתחזית, ובקרה של תחזית תזרים חודשית ומסגרת בנקאית מוסדרת.

בשורה השלישית: הונאת תשלומים, סבירות נמוכה, נזק גבוה, בעל תפקיד החשב, מדד מספר שינויים בפרטי ספקים, ובקרה של אימות טלפוני וחתימה כפולה. בשורה הרביעית: טעויות בשכר, סבירות בינונית, נזק בינוני עד גבוה, בעל תפקיד מנהל משאבי האנוש, מדד מספר תיקונים בתלושים, ובקרה של בדיקה חיצונית שנתית.

הטבלה ממשיכה עם סיכוני מטבע, ריבית, ריכוזיות ספקים ותלות בעובדי מפתח. כל סיכון תופס שורה אחת, וכל הטבלה נכנסת לעמוד. בישיבת ההנהלה החודשית עוברים על המדדים, ומתעכבים רק על השורות שבהן המדד חרג מהטווח שנקבע.

הטבלה לא מחליפה ניתוח מעמיק כשהוא נדרש, אבל היא מבטיחה שהסיכונים העיקריים מקבלים תשומת לב קבועה ולא רק ברגע של משבר. היא גם בסיס טוב לתוכנית ביקורת: הנושאים בשורות עם הסיכון הגבוה ביותר הם הראשונים שכדאי לבדוק.

טעויות נפוצות בניהול סיכונים פיננסיים

הטעות הנפוצה ביותר היא לעסוק בסיכונים רק אחרי משבר, ולשכוח אותם כשהמצב משתפר. טעות שנייה היא מסמך מקיף שנכתב פעם אחת ולא מתעדכן, ולכן לא משקף את העסק כפי שהוא היום. טעות שלישית היא מדדים רבים מדי, שאף אחד לא מספיק לעקוב אחריהם. וטעות רביעית היא ניהול הסיכונים על ידי אדם אחד בלבד, בדרך כלל מנהל הכספים, בלי מעורבות של ההנהלה. תוכנית פשוטה, עם מעט מדדים, בעלי תפקידים ברורים ודיון קבוע בישיבת ההנהלה, עדיפה על כל מסמך מפורט שנשאר במגירה.

שאלות נפוצות

מה זה ניהול סיכונים פיננסיים?

תהליך שבו העסק מזהה את מה שעלול לפגוע בכסף שלו, כמו אשראי, נזילות, מטבע ומעילות, מעריך את הנזק האפשרי ומפעיל בקרות כדי להקטין אותו.

מה הסיכון הפיננסי הנפוץ ביותר בעסקים קטנים?

בדרך כלל סיכון אשראי ונזילות: לקוחות שמשלמים באיחור או לא משלמים, ופער בין מועדי הגבייה למועדי התשלום לספקים ולעובדים.

איך מקטינים סיכון אשראי?

בודקים לקוחות לפני מתן אשראי, קובעים מסגרת לכל לקוח, עוקבים אחרי גיול חובות כל שבוע, מפעילים נוהל גבייה ומפזרים את ההכנסות בין לקוחות.

האם עסק קטן צריך תוכנית ניהול סיכונים?

כן, אבל בגודל שמתאים לו. טבלה של עמוד אחד עם הסיכונים העיקריים, בעלי תפקידים ומדדים פשוטים מספיקה לרוב העסקים.

מה הקשר בין ניהול סיכונים לביקורת פנים?

ניהול הסיכונים קובע אילו בקרות נדרשות, וביקורת הפנים בודקת אם הבקרות האלה מתקיימות בפועל ומדווחת להנהלה על פערים.

מה זה סיכון נזילות?

הסיכון שלעסק לא יהיה מזומן זמין כשהוא צריך לשלם, גם אם הוא רווחי, בגלל פער בין מועדי הגבייה למועדי התשלום.

מה זה תחזית תזרים מתגלגלת?

תחזית של כניסות ויציאות המזומנים לכמה חודשים קדימה, שמתעדכנת כל חודש לפי הנתונים בפועל.

מה זה גיול חובות?

דוח שמסדר את חובות הלקוחות לפי משך הזמן שעבר ממועד התשלום, ומראה איפה הגבייה מתעכבת.

האם כדאי לבטח אשראי ללקוחות?

ביטוח אשראי מתאים בעיקר כשיש לקוחות גדולים או ריכוזיות גבוהה. כדאי לבחון את העלות מול החשיפה.

מה זה גידור מטבע?

שימוש בכלים פיננסיים כדי לקבע שער או להגביל את ההשפעה של שינויים בשער על העסק. כדאי לעשות זאת לפי מדיניות מאושרת.

איך מונעים הונאת שינוי פרטי ספק?

מאמתים כל בקשה לשינוי פרטי חשבון בטלפון למספר שכבר מוכר, ולא למספר שמופיע בבקשה עצמה.

מה זה הפרדת תפקידים?

חלוקה של תהליך כספי בין כמה אנשים, כך שאדם אחד לא יכול לבצע לבד את כל השלבים מהזמנה ועד תשלום.

כל כמה זמן צריך לבצע התאמות בנק?

לפחות פעם בחודש, ובעסקים עם תנועות רבות אפילו בתדירות גבוהה יותר.

מה זה מטריצת סיכונים?

טבלה שמדרגת כל סיכון לפי סבירות ונזק אפשרי, ועוזרת להחליט במה לטפל קודם.

מי אחראי על ניהול סיכונים בעסק?

ההנהלה אחראית בסופו של דבר, ולכל סיכון כדאי למנות בעל תפקיד שמנהל אותו ומדווח עליו.

האם רואה חשבון יכול לעזור בניהול סיכונים?

כן. רואה חשבון עם ניסיון בביקורת ובבקרה יכול למפות סיכונים, להציע בקרות ולבדוק שהן עובדות.

מה זה ריכוזיות לקוחות?

מצב שבו חלק גדול מההכנסות מגיע מלקוח אחד או מכמה לקוחות. זה מגדיל את הסיכון אם אחד מהם מפסיק לשלם.

האם שכר הוא סיכון פיננסי?

כן. טעויות שיטתיות בשכר ובזכויות מצטברות לחוב גדול, ומזמיני שירות עלולים לשאת באחריות להפרות של קבלנים.

מה ההבדל בין ניהול סיכונים לביטוח?

ביטוח מעביר חלק מהסיכון לגורם אחר. ניהול סיכונים כולל גם זיהוי, מניעה ובקרה, ומחליט מה לבטח.

איך מתחילים לנהל סיכונים פיננסיים?

ממפים את הסיכונים העיקריים, מדרגים אותם, ממנים בעל תפקיד לכל סיכון ומגדירים מדד פשוט למעקב חודשי.

ניהול סיכונים פיננסיים עם מיכל כרם, רו"ח

רוצים למפות את הסיכונים הפיננסיים של העסק ולבנות בקרות פשוטות שעובדות? השאירו פרטים ונתחיל משיחת מיפוי. מידע נוסף בעמוד ניהול סיכונים.