לשכת שכר חיצונית או חשב שכר פנימי: איך מחליטים?

לשכת שכר חיצונית היא משרד מקצועי שמפיק את תלושי השכר ומנהל את כל מה שקשור לשכר עבור הארגון, במקום חשב שכר שמועסק בתוך הארגון. ההחלטה בין שני המודלים משפיעה על העלות, על הסיכון לטעויות ועל השקט של ההנהלה. במשרד של מיכל כרם, רו"ח ובחברת מן שירותי שכר אנחנו מספקים חשבות שכר במיקור חוץ, ובמאמר נשווה בצורה הוגנת בין האפשרויות כדי שתוכלו להחליט מה מתאים לכם.

אין תשובה אחת נכונה לכל ארגון. יש ארגונים שחשב שכר פנימי משרת אותם היטב, ויש ארגונים שמיקור חוץ חוסך להם כסף וכאב ראש. השאלה היא מה חשוב לכם ומה הסיכונים שאתם מוכנים לקחת.

מה כולל ניהול שכר?

לפני ההשוואה כדאי להבין את היקף העבודה. ניהול שכר אינו רק הפקת תלוש. הוא כולל קליטת נתוני נוכחות, חישוב שכר ושעות נוספות, ניכויים והפרשות, דיווחים חודשיים לרשות המסים ולביטוח הלאומי, העברת כספים לקופות הפנסיה, טפסי 106 ודוחות שנתיים, גמר חשבון לעובדים שעוזבים, ומענה לשאלות של עובדים. בנוסף, צריך להתעדכן כל הזמן בשינויים בחקיקה, בצווי הרחבה ובשיעורי ההפרשה.

חשב שכר פנימי: יתרונות וחסרונות

יתרונות: זמינות מיידית, היכרות קרובה עם העובדים והתרבות הארגונית, ושליטה ישירה של ההנהלה. בארגון גדול עם הרבה שינויים חודשיים, חשב שכר צמוד יכול להיות יתרון של ממש.

חסרונות: תלות באדם אחד. כשהחשב בחופשה, בחופשת מחלה או עוזב, השכר נתקע. בנוסף, חשב יחיד מתקשה לפעמים להתעדכן בכל השינויים, ואין מי שבודק אותו. העלות כוללת שכר מלא, הוצאות מעביד, תוכנת שכר והדרכות.

לשכת שכר חיצונית: יתרונות וחסרונות

יתרונות: צוות במקום אדם אחד, כך שאין תלות בזמינות של עובד מסוים. ידע מקצועי רחב, כי הלשכה מטפלת בארגונים רבים ונתקלת בכל סוגי המקרים. בקרה פנימית בתוך הלשכה, עלות שמשתנה לפי מספר העובדים, ואחריות מקצועית של גורם חיצוני.

חסרונות: צריך להעביר נתונים מסודרים ובזמן, ואין "מישהו במסדרון" לשאלות מהירות. לכן חשוב לבחור לשכה עם זמינות טובה, איש קשר קבוע ותהליך עבודה ברור.

השוואה לפי חמישה שיקולים

1. עלות

בארגון קטן ובינוני, עלות מיקור חוץ נמוכה בדרך כלל מעלות של משרה מלאה. בארגון גדול מאוד, ההשוואה צריכה להיעשות לפי מספר התלושים, המורכבות והשירותים הנוספים.

2. רציפות

שכר חייב לצאת בזמן כל חודש. לשכה עם צוות מבטיחה רציפות גם בחגים, בחופשות ובתחלופה.

3. ידע ועדכון

חקיקת השכר משתנה כל הזמן, וענפים כמו סיעוד, ניקיון ושמירה כוללים צווי הרחבה מורכבים. לשכה שמתמחה בענפים האלה מכירה את הכללים מקרוב.

4. בקרה

בלשכה מקצועית יש מי שבודק את העבודה לפני שהתלוש יוצא. אצל חשב יחיד, טעות יכולה לחזור חודשים עד שמישהו מגלה אותה. על הטעויות הנפוצות כתבנו במאמר טעויות נפוצות בתלושי שכר.

5. שליטה ופרטיות

מידע על שכר הוא רגיש. לשכה חיצונית מקצועית עובדת תחת חובת סודיות ונהלי אבטחת מידע. מצד שני, ההנהלה צריכה לוודא שיש לה גישה מלאה לנתונים ולדוחות בכל רגע.

למי מתאימה לשכת שכר חיצונית?

• עסקים קטנים ובינוניים שאין להם היקף שמצדיק משרה מלאה.
• עמותות וחברות בענפים עם הסכמים ענפיים מורכבים, כמו סיעוד ורווחה.
• ארגונים שחוו טעויות בשכר או ביקורת של משרד העבודה.
• ארגונים בצמיחה, שמספר העובדים בהם משתנה מהר.
• ארגונים שהחשב שלהם עוזב ורוצים פתרון יציב.

מודל משולב

יש גם דרך ביניים: אדם בתוך הארגון שאחראי על איסוף הנתונים והקשר עם העובדים, ולשכה חיצונית שמחשבת, מפיקה, מדווחת ובודקת. המודל הזה שומר על הקשר הקרוב לעובדים ומעביר את החלק הטכני והרגולטורי לגורם מקצועי. ארגונים שרוצים בקרה נוספת יכולים גם לשלב ביקורת פנים תקופתית על מערך השכר.

איך עוברים לשכת שכר בלי תקלות?

1. מיפוי של כל רכיבי השכר, ההסכמים והתנאים המיוחדים.
2. העברת נתוני היסטוריה: צבירות חופשה ומחלה, ותק ופרטי קופות.
3. חודש הרצה מקביל שבו משווים בין החישובים.
4. הגדרת לוח זמנים חודשי להעברת נתונים ולאישור תלושים.
5. איש קשר קבוע בלשכה ובארגון.

שאלות שכדאי לשאול לפני שבוחרים לשכת שכר

ההבדל בין לשכות שכר גדול יותר ממה שנראה מבחוץ, ולכן כדאי לשאול כמה שאלות לפני שחותמים. האם הלשכה מכירה את הענף שלכם? לשכה שעובדת עם ארגוני סיעוד, ניקיון או שמירה מכירה את צווי ההרחבה, את התוספות הענפיות ואת דרישות הדיווח. לשכה שעובדת בעיקר עם משרדים קטנים עלולה לפספס רכיבים.

מי יהיה איש הקשר שלכם? כדאי לדעת אם יש חשב שכר קבוע שמכיר את הארגון, ומי מחליף אותו בהיעדרות. מה לוח הזמנים החודשי? עד מתי מעבירים נתונים, מתי מקבלים טיוטה לבדיקה ומתי התלושים מופצים. אילו בקרות יש לפני שהתלוש יוצא? בדיקה של חריגות, השוואה לחודש קודם ובדיקה של עובדים חדשים ועוזבים.

שאלות נוספות: מה כלול במחיר ומה נחשב שירות נוסף, למשל גמר חשבון, אישורי העסקה או ייצוג מול ביקורת. איך נשמר המידע ומי יכול לגשת אליו. ומה קורה בסיום ההתקשרות, כלומר איך מקבלים את כל הנתונים וההיסטוריה. לשכה מקצועית תענה על כל השאלות האלה בפשטות ובכתב. במשרד שלנו, חשבות השכר משולבת עם ידע בדיני עבודה, כך שאפשר לקבל גם תשובה לשאלה משפטית שעולה מתוך השכר.

מה קורה בחודש טיפוסי מול לשכת שכר?

כדי להבין אם המודל מתאים לכם, כדאי לראות איך נראה חודש עבודה. בתחילת החודש, הארגון מעביר ללשכה את השינויים: עובדים חדשים, עובדים שעזבו, שינויים בשכר, תוספות ומענקים. סמוך לסוף החודש מועברים דוחות הנוכחות, בדרך כלל כקובץ ממערכת השעונים או כדיווח מסודר מהמנהלים.

הלשכה מחשבת את השכר, מריצה בדיקות חריגים ושולחת לארגון טיוטה לאישור. בשלב הזה מנהל או גורם מוסמך בארגון עובר על הטיוטה, בודק שהשינויים נקלטו נכון ומאשר. אחרי האישור מופקים התלושים ומופצים לעובדים, מוכנים קובצי התשלום לבנק, ומתבצעות ההעברות לקופות הפנסיה.

במקביל, הלשכה מכינה את הדיווחים החודשיים לרשויות ומעבירה לארגון את הסכומים לתשלום. בסוף השנה מופקים טפסי 106 והדוחות השנתיים. לאורך כל התקופה, עובדים יכולים לפנות בשאלות על התלוש, לפי הסדר שנקבע מראש: ישירות ללשכה או דרך איש קשר בארגון.

כשמשהו חריג קורה, כמו עובד שעוזב בפתאומיות, ביקורת או שאלה משפטית, הלשכה מטפלת בחישובים ומכינה את המסמכים. בגלל שהיא מכירה את הנתונים של כל השנים, אין צורך לשחזר מידע מאפס. זה אחד היתרונות הגדולים של עבודה קבועה עם גורם מקצועי.

הצד של העובדים: מה משתנה מבחינתם?

עובדים שומעים לפעמים על מעבר ללשכת שכר וחוששים שהשירות ייפגע. בפועל, מבחינתם מעט מאוד משתנה: התלוש מגיע באותו מועד, הכסף נכנס לחשבון כרגיל, ולשאלות יש כתובת ברורה. במקרים רבים העובדים אפילו מרגישים שיפור, כי התשובות מגיעות מאנשי מקצוע שמכירים את הכללים, והתלוש עצמו מסודר וברור יותר. כדאי להודיע לעובדים על המעבר מראש, להסביר למי פונים בשאלות ומה נשאר כמו שהיה. הודעה פשוטה כזו מונעת חששות מיותרים ומבטיחה שהחודש הראשון יעבור בשקט. כדאי גם לבקש מהעובדים לבדוק את התלוש הראשון אחרי המעבר ולדווח על כל שאלה, כדי לתקן מיד פרטים שלא הועברו נכון.

שאלות נפוצות

מה ההבדל בין לשכת שכר לחשב שכר?

חשב שכר הוא עובד של הארגון שמנהל את השכר מבפנים. לשכת שכר היא משרד חיצוני עם צוות שמנהל את השכר עבור כמה ארגונים, כולל חישוב, הפקה, דיווחים ובקרה.

האם לשכת שכר חיצונית זולה יותר?

בארגונים קטנים ובינוניים לרוב כן, כי משלמים לפי היקף העבודה ולא על משרה מלאה, תוכנה והדרכות. בארגונים גדולים מאוד כדאי לעשות השוואה מפורטת.

למי מתאים חשבות שכר במיקור חוץ?

לעסקים קטנים ובינוניים, לעמותות ולחברות בענפים עם הסכמים מורכבים, לארגונים בצמיחה ולארגונים שרוצים להפסיק לתלות את השכר באדם אחד.

כמה זמן לוקח לעבור ללשכת שכר?

בדרך כלל חודש עד חודשיים, כולל מיפוי, העברת נתוני היסטוריה וחודש הרצה מקביל שבו משווים את החישובים.

האם המידע על השכר נשאר חסוי?

כן. לשכת שכר מקצועית עובדת תחת חובת סודיות ונהלי אבטחת מידע, וההנהלה ממשיכה לקבל גישה מלאה לנתונים ולדוחות.

מה לשכת שכר עושה בפועל?

מחשבת ומפיקה תלושים, מדווחת לרשויות, מעבירה הפקדות לקופות, מפיקה טפסי 106 ודוחות שנתיים ומטפלת בגמר חשבון.

האם לשכת שכר מחליפה את מנהל החשבונות?

לא בהכרח. לשכת השכר מתמחה בשכר, ומנהל החשבונות מטפל בהנהלת החשבונות של הארגון. חלק מהמשרדים מספקים את שני השירותים.

מה זה חשבות שכר במיקור חוץ?

העברת כל ניהול השכר לגורם מקצועי חיצוני במקום להעסיק חשב שכר בתוך הארגון.

מי אחראי לטעות בתלוש כשעובדים עם לשכה?

המעסיק נשאר אחראי כלפי העובדים, אבל הלשכה אחראית מקצועית כלפי המעסיק לפי ההסכם ביניהם. חשוב שההסכם יגדיר זאת.

האם לשכת שכר יכולה לעבוד עם מערכת הנוכחות שלנו?

ברוב המקרים כן, באמצעות קובץ או ממשק. כדאי לבדוק את זה בשלב המיפוי.

מה ההבדל בין לשכת שכר לחברת כוח אדם?

לשכת שכר מנהלת את השכר של העובדים שלכם. חברת כוח אדם היא המעסיקה של העובדים ומציבה אותם אצלכם.

האם לשכה יכולה לטפל גם בעובדים זרים?

כן, לשכה שמכירה את התחום יודעת לחשב את השכר והזכויות של עובדים זרים, כולל בענף הסיעוד.

איך מעבירים נתונים ללשכה כל חודש?

בדרך כלל דרך מערכת מאובטחת או קובץ קבוע, לפי לוח זמנים שנקבע מראש.

מה זה טופס 106?

טופס שנתי שהמעסיק מוסר לכל עובד, ובו ריכוז ההכנסות, הניכויים וההפרשות של השנה.

האם לשכת שכר מייצגת מול ביקורת?

לשכות רבות מסייעות בהכנת החומר ובמענה לביקורת. כדאי לבדוק אם זה כלול בשירות או נחשב שירות נוסף.

כמה עובדים צריך כדי שיהיה כדאי לעבור ללשכה?

אין מספר קבוע. גם עסקים עם עובדים מעטים נעזרים בלשכה, והכדאיות גדלה ככל שהשכר מורכב יותר.

האם אפשר להחזיר את השכר פנימה בעתיד?

כן. חשוב שההסכם יגדיר שהנתונים וההיסטוריה שייכים לארגון ויועברו אליו בסיום.

מה זה חודש הרצה מקביל?

חודש שבו השכר מחושב גם בשיטה הקודמת וגם בלשכה החדשה, כדי לוודא שהתוצאות זהות לפני המעבר המלא.

האם הלשכה מתעדכנת בשינויי חקיקה?

לשכה מקצועית עוקבת אחרי שינויים בחקיקה, בצווי הרחבה ובשיעורי ההפרשה ומעדכנת את החישובים.

איך מתחילים לעבוד עם המשרד?

משאירים פרטים, מקיימים פגישת מיפוי, מעבירים נתונים ומתחילים בחודש הרצה מקביל.

חשבות שכר במיקור חוץ עם מיכל כרם, רו"ח

שוקלים לעבור ללשכת שכר חיצונית או רוצים בדיקה של המערך הקיים? השאירו פרטים ונבחן יחד מה מתאים לארגון שלכם. מידע נוסף בעמוד חשבות שכר במיקור חוץ ובעמוד חברת מן שירותי שכר.