ביקורת פנים ומבקר פנים לחברות ועמותות

מה זה ביקורת פנים?

ביקורת פנים, או ביקורת פנימית, בוחנת את הארגון מבפנים: האם התהליכים מתנהלים כפי שנקבע, האם יש חלוקת אחריות ברורה, האם ההנהלה מקבלת מידע אמין והאם מנגנוני הבקרה מונעים טעויות והונאות. חוק הביקורת הפנימית מגדיר את תפקיד המבקר כבחינת תקינות פעולת הגוף מבחינת קיום החוק, ניהול תקין, טוהר מידות, חיסכון ויעילות.

ההבדל מביקורת חיצונית חשוב. רואה החשבון המבקר בודק בעיקר את הדוחות הכספיים ואת נכונותם כלפי חוץ. המבקר הפנימי בודק את התהליכים שמייצרים את המספרים: רכש, שכר, אישורי תשלום, התקשרויות, תיעוד ויישום נהלים. שתי הביקורות משלימות זו את זו.

מה עושה מבקר פנים?

מבקר פנים לא מחליף את ההנהלה. ההנהלה מנהלת ומחליטה, והמבקר מראה לה איפה נדרש שיפור, חיזוק או תיקון. הוא שואל את השאלות שלא נשאלות בשגרה: מי מאשר הוצאה, מי בודק שהשירות התקבל, האם יש הפרדה בין מי שמבצע לבין מי שמאשר, ואיפה אדם אחד מחזיק יותר מדי אחריות בלי בקרה.

הערך האמיתי של המבקר הוא לא ברשימת הליקויים אלא ביכולת לתעדף אותם, להסביר את מקורם ולהציע פעולות מעשיות. דוח שההנהלה לא יודעת מה לעשות איתו לא הפיק את מלוא הערך מהתהליך.

מי חייב למנות מבקר פנים לפי החוק?

החובה תלויה בסוג הגוף ובהיקף הפעילות שלו. אלה המקרים העיקריים:

• גופים ציבוריים. חוק הביקורת הפנימית, התשנ"ב-1992, קובע שבכל גוף ציבורי כהגדרתו בחוק תתקיים ביקורת פנימית על ידי מבקר פנימי.
• חברות ציבוריות וחברות אגרות חוב. לפי חוק החברות, הדירקטוריון ממנה מבקר פנימי לפי הצעת ועדת הביקורת.
• עמותות גדולות. לפי סעיף 30א לחוק העמותות, עמותה שמחזורה השנתי עולה על 10 מיליון ₪ חייבת למנות מבקר פנימי. המחזור נקבע לפי הדוח הכספי האחרון שהוגש לרשם, כולל הכנסות בשווה כסף.
• רשויות מקומיות וחברות ממשלתיות כפופות לחובת ביקורת פנימית לפי החוקים שחלים עליהן.
• גופים פיננסיים כמו בנקים וחברות ביטוח מחויבים בביקורת פנימית לפי הרגולציה שלהם.

אגודות שיתופיות, חברות לתועלת הציבור וגופים שנתמכים מכספי ציבור צריכים לבדוק את הדרישות שחלות עליהם לפי התקנון, הוראות הרשם או תנאי התמיכה. השאלון בראש העמוד נותן כיוון ראשוני, וההכרעה הסופית נעשית בבדיקה פרטנית.

ביקורת פנימית בעמותות

בעמותה שחייבת במבקר פנים, המבקר ממונה על ידי הוועד המנהל ובהסכמת ועדת הביקורת, והוא פועל בנוסף לוועדת הביקורת ולא במקומה. גם עמותה קטנה יותר נהנית מביקורת פנימית כשהיא מנהלת כספי תרומות ותמיכות, כי הביקורת מחזקת את האמון מול תורמים, רשם העמותות וגורמים מממנים. בעמותות בתחום הסיעוד אפשר לשלב את הביקורת עם ייעוץ לחברות ועמותות מענף הסיעוד.

מה כולל שירות ביקורת הפנים?

1. סקר סיכונים. מיפוי הסיכונים בכל תחומי הפעילות, שעליו נבנית תוכנית עבודה רב-שנתית עם סדרי עדיפויות ותדירות בדיקה.
2. ביקורת תהליכים. בחינה של תהליכים קריטיים: ניתוח נהלים, ראיונות עם בעלי תפקידים, סקירת מסמכים ובדיקת יישום ההנחיות בפועל. כל ביקורת מסתיימת בדוח ממצאים והמלצות.
3. מעקב אחרי תיקון. בדיקה שההמלצות יושמו ושמנגנוני הבקרה אכן התחזקו, כדי שהביקורת לא תישאר על הנייר.

כחלק מהתהליך המשרד מסייע גם בכתיבת נהלים, כדי שהשיפורים יהפכו לחלק קבוע מהעבודה.

אילו תחומים נבדקים?

ביקורת תפעולית וביקורת ניהולית

ביקורת תפעולית בודקת אם התהליכים היומיומיים יעילים ומבוקרים: רכש, מלאי, שכר, שירות ותפעול. ביקורת ניהולית בודקת את מנגנוני קבלת ההחלטות, חלוקת הסמכויות והפיקוח של ההנהלה והדירקטוריון. בארגון בינוני וגדול תוכנית העבודה של מבקר הפנים כוללת את שני הסוגים, לפי סדר העדיפויות שנקבע בסקר הסיכונים.

סימנים שהארגון צריך ביקורת פנימית

גם כשאין חובה חוקית, יש מצבים שבהם ביקורת פנימית משתלמת כמעט תמיד:

• צמיחה מהירה. תהליך שהיה פשוט כשהיו עשרה עובדים נשען היום על זיכרון והרגלים, ולא על נוהל.
• ריכוז סמכויות. אדם אחד מזמין, מאשר ומשלם, בלי בקרה של גורם נוסף.
• כספי ציבור או תרומות. הארגון צריך להראות לגורם מממן שהכסף מנוהל כראוי.
• מכרזים והתקשרויות גדולות. גוף מזמין מצפה לראות מנגנוני בקרה ותיעוד מסודר.
• תקלה או חשד. אירוע חריג הוא בדרך כלל סימן לפער בתהליך, ולא רק למקרה בודד.

איך מתכוננים לביקורת פנים?

ההכנה פשוטה יותר ממה שנראה. מרכזים את הנהלים הקיימים, גם אם הם חלקיים, ממנים איש קשר בהנהלה שילווה את המבקר, ומכינים גישה למסמכים: חוזים, אישורי תשלום, דוחות שכר ופרוטוקולים. כדאי גם לספר למבקר מראש על נושאים שמטרידים את ההנהלה, כדי שהם ייכנסו לסקר הסיכונים. ביקורת טובה לא באה "לתפוס" עובדים אלא לעזור לארגון לעבוד טוב יותר, וכשהצוות מבין את זה שיתוף הפעולה גבוה יותר והתוצאות טובות יותר.

מי יכול לשמש מבקר פנים?

חוק הביקורת הפנימית קובע תנאים למבקר פנימי בגוף ציבורי, בהם שהוא יחיד, תושב ישראל ושלא הורשע בעבירה שיש עמה קלון, לצד דרישות השכלה וניסיון. מעבר לתנאים הפורמליים, מבקר טוב צריך עצמאות, אובייקטיביות והיעדר ניגוד עניינים מול הגורמים שהוא בודק. מבקר שתלוי במי שהוא מבקר לא יכול לספק ביקורת אמינה, ולכן ארגונים רבים בוחרים במבקר חיצוני.

למה לבחור במשרד רו"ח מיכל כרם?

הביקורת מבוצעת על ידי רואת חשבון עם ניסיון בביקורת פנימית במגוון ענפים וסוגי ארגונים: חברות, עמותות וגופים ציבוריים. השילוב בין הבנה פיננסית, דיני עבודה, שכר וניהול סיכונים מאפשר לזהות סיכונים שמשרד שמתמחה בתחום אחד עלול לפספס. המשרד לא מוסר דוח ונעלם, אלא מלווה את יישום ההמלצות ובודק את התוצאות לאורך זמן.